Algunas empresas ya han prohibido el PowerPoint porque requiere muchas horas de preparación y los beneficios que aporta a la comunicación son, en muchos casos, dudosos o claramente nulos. ¿Para qué sirve este programa? ¿Es un soporte o un estorbo?

En el ámbito profesional necesitamos dar a conocer resultados de nuestros trabajos: presentación de informes, exposición de proyectos, presentación de empresa, conferencias en congresos, formación en general. Nos hemos ido acostumbrando a que hoy, cuando se habla de hacer una presentación nos referimos al uso de PowerPoint: presentación y proyección de diapositivas se han convertido en sinónimos. La asociación va más allá: el documento ppt se convierte en los apuntes que recibiran los asistentes. Sólo hace falta imprimir las dispositivas y ya tenemos el material que el público reclamará cómo material de consulta, de estudio o de recuerdo.

Hay que tener en cuenta las siguientes consideraciones erróneas:

1.- Un proyecto no es sinónimo de presentación. El proyecto -el trabajo, el estudio- culmina en un informe que, tradicionalmente se ha presentado en soporte papel, escrito a máquina, y con los criterios de presentación y legibilidad tradicionales. Con los procesadores de textos, el formato no ha variado aunque todo resulta mucho más fácil, especialmente, incorporar elementos gráficos y visuales. Un informe es un documento completo, riguroso y detallado que, con los programas de procesadores de textos actuales, además, puede resultar ameno y divertido.

2.- Presentación. El acto de presentar los resultados, las conclusiones o la propuesta de proyecto consiste en hacer atractivo y digerible, además de comprensible, el trabajo que hemos hecho o aquello que proponemos. La presentación tiene que vender, ha de persuadir, ha de convencer. Estamos nosotros, justamente, porque no hay suficiente con el informe elaborado. Éste se podría haber enviado por correo al interesado. Pero la presentación es “presencial” porque hay que ofrecer credibilidad, inspirar confianza y seducir. Somos los conductores del acto, tanto si somo los anfitriones como ponentes invitados. Somos los responsables de poner al alcance del público una serie de conocimientos, descifrar mensajes crípticos, interpretar resultados, gráficos y conceptos nuevos. Somos los expertos imprescindibles para que el mensaje llegue correctamente. Somos los protagonistas y somos imprescindibles. Si no lo somos, ya podemos retirarnos.

“Somos los expertos imprescindibles
para que el mensaje llegue correctamente”

3.- Otro error que comentemos con frecuencia es asociar presentación con PowerPoint, de modo que toda presentación se hace con este soporte. Han pasado a ser sinónimos! El PowerPoint en uno más de los elementos que pueden intervenir en una presentación; no es único. No siempre es imprescindible. Al preparar una reunión o conferencia, nos tendríamos que hacer las siguientes preguntas: ¿Porqué quiero usar el PowerPoint? En esta ocasión, ¿es un complemento o su uso es imprescindible? ¿Aporta algo que no podamos aportar nosotros con nuestros múltiples lenguajes?

Pensemos en cuál o cuáles de estas funciones hará en nuestra presentación.

  • es un soporte a mi memoria
  • hace más comprensible el contenido
  • presentará cifras y gráficos complejos que el espectador podrá ver e interpretar con mi ayuda
  • hará más amena y divertida mi exposición
  • hará que sea una presentación espectacular
  • maquillará resultados y desviará la atención del objetivo

Hemos de tener en cuenta que cuántas más diapositivas haya y más contenido tengan, más nos esclavizará. Estaremos predeterminados antes de empezar: en cuanto al tiempo, al orden y a la densidad de las explicaciones.

Debemos recordar que no se puede leer y escuchar a la vez. Ésto hace que el ppt deba ser sobretodo visual, ya que funciona como los otros medios audiovisuales: el espectador ve unas imágenes y oye a la vez una voz que le aporta una información complementaria. En el caso del ppt, si lo hacemos bien, en muchos momentos el público nos mirará a nosotros y la pantalla será un complemento siempre que convenga.

4.- Una vez tenemos preparada la presentación, el otro reto que se nos plantea es qué material daremos a los asistentes. Éste puede ser muy diferente dependiendo de si se trata de una presentación comercial, un proyecto, los resultados de una investigación, una ponencia o una formación.

Por otra parte, la estrategia de comunicación ha de contemplar también cuál es el momento adecuado para librarlo: al principio, para que los asistentes puedan ir tomando nota de aquello que les convenga; al final, para que estén atentos durante toda la sesión y tengan los apuntes para recordar aquello que les convenga más adelante. La tentación más habitual es dar fotocopiadas las diapositivas que hemos proyectado, pero no es aconsejable. Pueden producirse dos situaciones:

  1. si es un ppt esquemático o eminentemente visual, las fotocopias no serán útiles al receptor, a no ser que tome las notas directamente
  2. si las dispositivas son muy detalladas y rigurosas pueden constituir unos buenos apuntes, pero nunca será una buena presentación

Una solución a medias que permite un cierto ahorro de tiempo es usar el formato ppt para dar los apuntes. La fórmula es senzilla: sólo se han de intercalar dispositivas explicativas entre las que hemos proyectado. De modo que el asistente se lleva la misma presentación, impresa o en CD, pero con las explicaciones detalladas que podrá revisar o recordar siempre que convenga.

Cada caso es diferente en función del público, el formato, los objetivos y el tipo de información que se ha de transmitir. Pero lo que está claro es que ni la presentación es sinónimo de ppt, ni ppt es sinónimo de material impreso entregable. Por todo ésto, vemos que en cada situación se ha de pensar cuál es la mejor solución para la presentación y cuál es el material más adecuado para dar a los asistentes, pero no es conveniente presuponer que cualquier formación, reunión o presentación gira alrededor del PowerPoint.

Teresa Baró
Junio 2007

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